Yeni bir restoran açarken, hem kredi hem de banka kartı işlemlerini sorunsuz bir şekilde yönetebilmek için bir satış noktası (POS) sistemine yatırım yapmanız gerekecek. Bu, restoranınızı kurarken vereceğiniz en önemli finansal kararlardan biri ve yapılacaklar listenizde üst sıralarda yer almalı.
Dışarıdan bakıldığında restoran POS sistemlerinin hemen hepsinin aynı işi yaptığı gibi bir genel kanı hakim olsa da her bir POS sisteminin restoran yönetimini başarıya ulaştıracak farklı özellikleri vardır. Dolayısıyla restoranınız için seçtiğiniz POS sisteminin her restoran ihtiyacına değil, özellikle sahip olduğu entegrasyon yetenekleri ve arkasındaki 7/24 müşteri hizmetleri desteğiyle birlikte restoranınızın ihtiyaçlarına cevap verebilmesi seçim sürecindeki en mühim konu. İster ilk kez bir POS sistemi arıyor olun, ister mevcut sağlayıcınızı değiştirmek için, restoran yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken en önemli 10 konuyu sizin için derledik. Bir taraftanda restoran yazılımı nasıl seçilir sorusunu cevaplamaya çalıştık.
1. POS Donanımı ve İşletim Sistemleri
Bir restoran yazılımı seçerken sadece yazılımı değil aynı zamanda yazılımın sorunsuz çalışmasını sağlayan yazar kasa, dokunmatik ekran, kart okuyucu gibi cihazlarında teknolojinin gereklerine uygun olup olmadığına dikkat etmelisiniz. Restoran yazılımı donanımlarının güncel teknolojilere uyumlu, dayanıklı ve kullanıcı dostu olması olması hem personelin sisteme hızla adapte olması hem de tekrar eden donanım maliyetlerinden kaçınmak için önemlidir. Tüm POS sistemleri birbirine benziyor gibi görünse de aralarında detaylara gizlenmiş donanımsal farklılıklar hem personelin adaptasyon sürecini hem de restoranın başarısını geciktirebilir.
Bir restoran yazılımı seçip, işletmenize kurulduktan, yani iş işten geçmeden önce incelediğiniz restoran yazılımı sistemlerinin donanım gereksinimlerini gözden geçirmek, ayrıca herhangi bir sözleşmeye imza atmadan önce yazılım sağlayıcının teknik destek olanakları hakkında bilgi edinmek sizi gelecek kötü sürprizlerden korur.
2. Veriler ve İçgörüler
POS sisteminizin sağladığı kaliteli veriler ve analizler restoranınızı büyütmek için sahip olduğunuz potansiyeli ve fırsatları görmenizi sağlar. Diğer taraftan personel performansları, promosyonlardan elde edilen fayda, gerekli menü değişiklikleri gibi yönetimsel alanlarda da daha verimli bir restoran yönetimi sağlamanın anahtarı yine seçtiğiniz restoran yazılım sisteminin bu gibi araçları sunmasıyla sağlanır.
İyi tasarlanmış restoran yazılımları yöneticilere kaliteli, gerçek veriler sağlayarak restoran performansınızı artırmanıza yardımcı olur. Bir örnekle netleştirmek sahip olduğunuz restoran yazılım sistemi hangi personelin daha fazla satış yaptığını görüntülemenizi sağlıyorsa siz de personelin motivasyonunu arttırıcı ödül programlarını hayata geçirebilirsiniz.
Yine iyi tasarlanmış restoran yazılım sistemi kendi CRM’ini de sağlar. Bu sayede restoran yöneticileri ödeme ve tercih ettikleri menü verilerine dayanarak misafirlerine kişiselleştirilmiş promosyonlar tanımlayabilir. Bu sayede uzun vadede müşteri sadakati sağlayabilirler. Yine restoran yazılım sisteminin sağladığı verilerden salı günü satışların diğer günlere göre daha az olduğunu keşfettiğinizde o gün için indirim kampanyaları düzenleyebilir ve salı gününü bir fırsata çevirebilirsiniz.
3. Restoran Türü ve İhtiyaçları
Her ihtiyaca uygun bir restoran yazılımı yada POS sistemi yoktur ancak özelleştirilebilen menüleri ve entegrasyon kabiliyetiyle sizin ihtiyaçlarınıza göre kişiselleştirilebilecek yazılımlar bulunur. Diğer taraftan restoran yazılımı seçerken restoranınızın bir fine dining mi yoksa bir fast food konseptine mi sahip olduğu da ihtiyaç duyacağınız yazılım araçlarını şekillendirir çünkü her restoranın iş modeli ve operasyonel yapısı farklıdır.
Örneğin, ikisi de yeme içme işletmesi olsa da bir fast food restoranı ile bir fine dining restoranının POS gereksinimleri oldukça farklıdır. Fast food restoranlarda hızlı ve yüksek hacimli sipariş işlemleri gerçekleştirilmesi gerekir. Dolayısıyla bu işletmenin tercih edeceği restoran yazılımının da hızlı ödeme alma, yerine göre self-servis kiosklarla entegre olma ve siparişlerin mutfağa anında iletilmesini sağlayacak otomasyonlara sahip olması, paket servis ve online sipariş entegrasyonu gibi özellikler önemli noktalardır. Diğer taraftan fine dining yöneticilerinin daha detaylı masa yönetimi, garson sipariş girişi, özel menü taleplerini işleme ve masa başında ödeme alma özelliklerine sahip bir restoran yazılımı seçmeleri başarıları için önemlidir. Ayrıca bu tip restoranlarda müşterilerin yemek süresince farklı ek siparişler verebileceği ve bu siparişlerin masaya doğru bir şekilde yönlendirilmesi gerektiği için restoran yazılım sisteminin bu karmaşık süreçleri sorunsuzca yönetebilmesi gerekir.
Sonuç olarak farklı restoran türleri arasındaki farklı operasyonel gerekliliklerin restoran yazılımı seçerken dikkat edilecekler listesinde üst sıralarda yer alması restoranınız için doğru teknolojik ürünü seçmenize yardım edecektir.
4. Özelleştirmeler
Restoran yazılımı seçerken restoran türünün de önemli olduğuna değindikten sonra restoran yazılım sisteminin özelleştirilebilir olmasının sağlayacağı faydaları detaylandırabiliriz.
Restoran yönetimi için seçtiğiniz yazılımın ya da POS sisteminin restoranınızın her alanından veri toplayarak sizi bilgilendirmesi özellikle israfı önleme ve tekrar eden işleri otomatikleştirerek zaman kazanmak için öenmlidir. Bunun için seçtiğiniz restoran yazılımının gelen aramaları kaydedebilmesi, envanteri sistem üzerinden yönetebilmesi, stok seviye uyarıları vermesi ve siparişleri mutfağa iletme sürecini otomatikleştirme gibi restoran yönetiminde hayati önem taşıyan fonksiyonları yerine getirebilmesi tüm operasyonel sürecinizi daha verimli hale getireceği için dikkatle kurgulanması gereken süreçlerdir.
Diğer taraftan özellikle HoReCa sektörü işletmelerinin üzerinde hassasiyetle durduğu kişiselleştirilmiş hizmet sağlayabilme, hizmet kalitesini daha üst seviyelere taşıma hedefi, müşteri veritabanı oluşturmak gibi aksiyonları yerine getirebilmesi için, seçtiği restoran yazılım sisteminin sahip olduğu entegrasyon özellikleri de şüphesiz restoran başarısı için önemlidir.
5. Çalışan Kullanımı
Tüm POS sistemleri birbirinden farklı özelliklere sahip olduğu gibi arayüzleri de kullanıcı dostu ancak farklıdır. Restoran başarısı için çalışanların seçtiğiniz restoran yazılım sistemine kolayca adapte olması, uzun öğrenme ve eğitim gerektiren süreçlerin en sade haliyle sunulması yine restoran başarısına etki eder. İş süreçlerinin kesintisiz devam etmesi için restoran yazılımı seçerken kapsamlı eğitim gerektiren karmaşık sistemleri elemek, bunun yerine çalışan ve ileride yeni işe alımlar yapıldığında doğacak eğitim sürelerini minimize eden bir yazılım seçmek faydanıza olacaktır.
6. Müşteri Hizmetleri Desteği
İyi tasarlanmış ve denenmiş bir POS sistemi çok fazla müşteri hizmetine ihtiyaç duymayacaktır. Buna rağmen, bir şeylerin ters gitmesi gibi durumlara hazırlıklı olmak gerekir. Restoran yazılım sistemi sağlayıcısının satış sonrası hizmetlerini incelemek yine restoran yazılım sistemi seçerken dikkat edilmesi gerekenlerdendir. Hizmet sağlayıcısının taleplere yanıt süresi, restoranda onlarca misafiri ağırlarken bir arıza meydana geldiğinde 7/24 müşteri desteği alabileceğinizden emin olmanız yine restoran yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken önemli faktörlerdir.
7. Entegrasyon Olanakları
Restoran otomasyonu için en uygun yazılımı seçerken, restoranın her alanından maksimum verim alabilmek amaçlanmalı, bunun içinde yazılımın entegrasyon kabiliyeti detaylı bir şekilde incelenmelidir.
Seçtiğiniz restoran yazılım programından en iyi sonuçları elde etmek için POS’unuzun muhasebe yazılımlarına, online sipariş sistemleri, ödeme ağ geçitleri, E-ticaret platformları ve restoran rezervasyon sistemi gibi farklı araçlara entegre olabilmesi hem iş süreçlerinizi hızlandırır hem de ek kazanç fırsatlarını yakalamanızı sağlar. Seçtiğiniz restoran yazılım programının entegrasyon kabiliyeti farklı sistemlerle bilgi alışverişi yapabilmesini sağlayacağı için yine dikkatle değerlendirilmesi gereken bir unsurdur.
8. Muhtemel Yatırım Getirisi-ROI Nedir?
Bir restoran yazılımının ilk yatırım maliyeti kayda değer olabilir ancak iyi tasarlanmış bir restoran POS sisteminin zamanla kendini fazlasıyla amorti edecek faydayı sağlayacağı kesindir. Restoran perasyonunuzda kontrol altında tutulması ve takip edilmesi satışlar, envanter, personel performansları, tedarikçiler ve müşteriler gibi her bir farklı değişkenin merkezi tek bir sistemden yönetimi ve durumlarının anlık analizlerle gözden geçirilmesi bir restoranın başarısını garantileyebilecek en önemli unsur olduğu unutulmamalıdır. Özetle ilk harcama ciddi gibi görünse de iyi tasarlanmış bir POS sistemiyle restoran yönetimi sağlamak hem restoran başarısını hem de zamandan tasarruf etmeyi sağlayacaktır.
9. POS Sistemi Restorana Özel mi?
Her sektörün ve türlerine göre yeme içme sektörü işletmelerinin bile ihtiyaçları farklı olacağı için her şeye uyan, her ihtiyacı karşılayan bir POS yada restoran yazılım sistemi hayal ürünü olabilir. Perakende sektöründeki birçok POS özelliği sektörler arasında aktarılabilir olsa da, restoranların karşılanması gereken siparişe malzeme ekleme veya çıkarma, faturaları bölme veya siparişleri doğrudan mutfak yazıcısına gönderme gibi özel gereksinimleri vardır. Bu nedenle restoran yazılımı seçerken POS’un restoran sektörü için özel olarak tasarlanıp tasarlanmadığını göz önünde bulundurmanız gerekir.
10. Ölçeklenebilirlik
Günün sonunda her restoranın kendine göre bir büyüme hedefi olduğu gibi bazen işler o kadar yolunda giderki bu büyüme ülkenin sınırlarını aşabilir. Bu gibi büyüme durumlarında restoran yazılım sistemlerinin ölçeklenebilirlik özelliği yöneticilere büyük kolaylıklar sağlar. Yönetici yeni şubeleri ağa POS cihazları ekleyerek, tüm rapor, analiz ve diğer değişkenleri tek bir ekrandan takip ederek, sadece fiziki olarak bulunduğu restoranda değil tüm şubelerinde de efektif bir yönetim sağlayabilir.
Restoran yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken birçok konu olsa da, en önemli noktanın, her restoranın uzun vadeli başarısının anahtarının, kendi ihtiyaçları ve hedefleriyle en iyi uyumu sağlayan POS sistemini seçmek olduğu unutulmamalıdır.
Restoran açma sürecinde hangi yasal belgelerin gerektiği hakkında detaylı bilgi almak için Restoran açmak için gerekli belgeler yazımızı da ziyaret edebilirsiniz.
