VUK 507 Tebliği Rehberi: Güvenli Mobil Ödeme ve E-Belge Sistemine Geçiş Hakkında Her Şey

İşletmeler için dijitalleşen ödeme ve e-Belge sistemlerine geçiş, artık yalnızca bir teknoloji tercihi değil, aynı zamanda yasal uyumun da önemli bir parçası. Vergi mevzuatındaki düzenlemelerle birlikte satış, tahsilat ve belge üretme süreçleri yeniden şekillenirken, VUK 507 Tebliği işletmelere daha esnek, daha dijital ve daha güvenli bir satış, ödeme ve e-Belge yönetim yapısı sunmayı hedefliyor. Yazımızda VUK 507 Tebliği nedir ve amacı nelerdir sorusundan başlayarak VUK 507 kimleri kapsadığına kadar tebliğle ilgili merak edilen konuları ele aldık.

VUK 507 Tebliği Nedir ve Amacı Nelerdir?

VUK 507 olarak da bilinen Vergi Usul Kanunu 507. Tebliği, firmaların satış ve tahsilat süreçlerinde düzenledikleri e-Fatura, e-Adisyon, e-Arşiv Fatura ve benzeri mali belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve muhafaza edilmesine ilişkin yasal kuralları belirlemek için yayımlanan bir düzenlemedir. Ayrıca yeni nesil, mobilitesi yüksek ödeme çözümlerinin güvenli şekilde kullanılmasını ve işletmelerin ürettikleri satış belgelerinin düzenini sağlıklı biçimde yürütülmesini amaçlar.

VUK 507 Tebliği’nin ana amacı, işletmelerin mal ve hizmet satış süreçlerinde doğan ödemenin güvenli biçimde alınmasını ve belgenin doğru şekilde düzenlenerek elektronik ortamda iletilmesi ve saklanmasını sağlamaktır. Aynı zamanda VUK 507, işletmelerin satışa ilişkin mali belgeleri dijital olarak üreterek iş yüklerini ve oluşabilecek karışıklıkları azaltmasını, hem kurumlar hem de işletmeler bazında e-Belge kullanımını yaygınlaştırmayı amaçlar. Bu tebliğin getirdiği elektronik süreçler sayesinde işletmelerin kağıt baskı ve arşivleme için harcadıkları zaman ve maliyetler düşer.

VUK 507 Tebliği, sağladığı bu kolaylıkların yanı sıra işletmelerin mali hareketlerinin analiz ve denetim süreçlerinin daha hızlı ve etkili yürütülebilmesinde de önemli bir rol oynar. Mobil kullanım avantajı sunan, daha düşük maliyetli çözümler bu kapsamda değerlendirilir. Bu sayede işletmelerin süreçleri hızlanır ve daha modern bir yapıya kavuşur.

Özetlemek gerekirse VUK 507, işletmelerin güvenli mobil ödeme ve elektronik belge üretme, iletme ve saklama iş akışını standartlaştırır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen bankalar, ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları ve özel entegratörler aracılığıyla bu sistemlerin işletmelere sunulmasına imkân tanır. Aynı zamanda işletmelerin bu sistemleri kullanırken uyması gereken kuralları da net şekilde tanımlar.

VUK 507 Tebliği Kimleri Kapsıyor? Hangi İşletmeler Geçiş Yapmak Zorunda?

VUK 507 Tebliği’ne göre finans ve ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları ile ödeme kaydedici cihaz üreticileri, işletmelere Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemleri sunar. 

VUK 507 kimleri kapsıyor?

Listede yer alan vergi mükellefi grupları bu sistemlerden isteğe bağlı olarak yararlanabilir.

a) Ticari kazancı basit usule göre belirlenen vergi mükellefleri
b) Defterlerini işletme hesabı yöntemine göre tutan vergi mükellefleri
c) Defterlerini bilanço yöntemine göre tutan vergi mükellefleri
ç) Serbest meslek kazancı elde eden mükellefler
d) Gerçek usulde vergilendirilen zirai kazancı elde eden mükellefler
e) Vergiden muaf esnaf

İşletmelerin VUK 507 uyarınca Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemlerine geçmesi zorunlu değildir. Ancak işletmelerin belge üreten bir sisteme sahip olma zorunluluğu vardır. Bu da işletmenin YNÖKC ya da VUK 507 kapsamında çalışan bir cihaza, ya da her ikisine birden sahip olabileceği anlamına gelmektedir. 

Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Ne Anlama Geliyor?

Bu sistem, mal ve hizmet satışlarında ödemenin güvenli şekilde alınmasını ve satışa ilişkin mali belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasını sağlayan bir yapıyı ifade eder. VUK 507 Tebliği ile birlikte, bu sistemlerin nasıl çalışacağı ve hangi kurallara tabi olacağı netleştirilmiştir.

Buna göre satış bedellerinin tahsilatı, fatura ve benzeri mali belgelerin elektronik olarak üretilmesi ve yönetilmesi; Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yetkilendirilen bankalar, ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları ve ilgili kurumlar aracılığıyla mükelleflerin kullanımına sunulur. İşletmeler ise bu sistemleri kullanırken belirlenen usul ve esaslara uymakla yükümlüdür.

Kısaca, Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi, ödeme alma ve belge düzenleme süreçlerinin tek bir dijital yapı içinde, güvenli, kontrollü ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlayan bir çerçevedir.

Güvenli Mobil Ödeme (SoftPOS) Kavramı ve Çalışma Prensibi

NFC özelliği bulunan bir akıllı telefon, SoftPOS uygulaması yüklenerek ilave bir POS cihazına ihtiyaç duyulmadan banka ve kredi kartlarından ödeme alma aracı olarak kullanılabilir. Bu sayede akıllı telefon doğrudan ödeme terminali gibi çalışır ve temassız ödeme alabilir.

SoftPOS nedir? (Cepte POS nedir?)

SoftPOS, cepte POS olarak da bilinen, NFC destekli akıllı telefonlarda çalışan ve işletmelerin ekstra bir POS cihazına ihtiyaç duymadan kartla ödeme almasını sağlayan mobil bir uygulamadır. Restoranlar için özellikle yoğun saatlerde masada ödeme almayı kolaylaştırarak servis hızını artırır ve kasa önündeki yığılmayı azaltır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kapsadığı Belge Türleri

Elektronik belge yönetim sistemi kapsamında oluşturulan e-Belgelerde veri girişi iki şekilde yapılabilir. Birincisi, işletici kuruluşun sunduğu Güvenli Mali Uygulama üzerinden doğrudan giriş yapılmasıdır. İkincisi ise işletici kuruluşun sorumluluğunda, Güvenli Mali Uygulama ile entegre çalışan harici satış yazılımları üzerinden işlemin başlatılması ve belgenin yine Güvenli Mali Uygulama aracılığıyla üretilmesidir.

İşletici kuruluşlar, hizmet verdikleri mükellefiyete uygun e-Belge türlerini mevzuata göre desteklemekle yükümlüdür. Bu yükümlülüğün ana sorumlusu işletici kuruluştur. Bununla birlikte, özel entegratörler de e-Belge süreçlerinin doğru yürütülmesi konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı’na karşı işletici kuruluş ile birlikte ortak sorumluluk taşır.

Bugün desteklediğimiz belge türleri arasında e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-SMM ve e-Adisyon öne çıkıyor. 

VUK 507 ile Gelen Temel Yükümlülükler Nelerdir?

VUK 507 Tebliği, işletmelere yeni bir sisteme geçme zorunluluğu getirmekten ziyade, işletmelerin satış ve tahsilat süreçlerinde uyması gereken temel kuralları tanımlar. Bu kapsamda öne çıkan yükümlülükler şu şekilde özetlenebilir.

• Satışa ilişkin mali belgelerin mevzuata uygun şekilde düzenlenebilmesi için işletmelerin ya YNÖKC ya da VUK 507 kapsamında çalışan bir sistemi kullanması gerekir.  
• Düzenlenen belgelerin müşterilere ve ilgili idari birimlere elektronik ortamda iletilebilir olması ve saklanması gerekir. VUK 507 kapsamında oluşturulan e-Belgeler, mevzuatta belirlenen süre boyunca elektronik ortamda saklanmalı ve denetim ya da inceleme gerektiğinde erişime hazır olmalıdır.
• VUK 507 Tebliği, Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş bankalar, ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları, işletici kuruluşlar ve özel entegratörler aracılığıyla sunulmasına izin verir. 
• Ödeme alma, belge oluşturma ve saklama süreçlerinin tamamı VUK 507 Tebliği’nde belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde yürütülmelidir.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) Kullanım Gerekliliği   

Bir işletme, VUK 483/6¹ maddesi kapsamında özel bir muafiyeti yoksa, satış karşılığında ödeme alırken belge üreten yasal bir sistem kullanması gerekir. Bu sistem ya Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (YNÖKC) olabilir ya da VUK 507 kapsamında çalışan Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi olabilir. İşletmenin e-Fatura veya e-Arşiv Fatura’yı başka bir platformdan kesmesi, bu gerekliliği ortadan kaldırmaz. 

E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye Düzenleme Şartları

VUK 507 kapsamında her ödeme sonrasında bilgi fişi oluşturulur. Bu bilgi fişi, satışın kayıt altına alınmasını sağlar ve sevk gerektirmeyen işlemlerde irsaliye yerine geçer. Ardından mevzuata uygun şekilde e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenir.  

İşletmeler İçin VUK 507 Uyumlu Sistemlere Geçişin Avantajları Nelerdir?²

1. Mali hafıza gerektirmeyen yapı sayesinde VUK 507 kapsamındaki cihazların kullanım süresi sınırsızdır. Klasik yazar kasalarda mali hafıza dolduğunda cihaz kullanılamaz hale gelir ve hurdaya ayrılması gerekir. VUK 507 sistemlerinde ise bu durum söz konusu değildir. Bu da uzun vadede işletmelerin ek donanım yatırımı ve yenileme maliyetlerini azaltır.
2. Cihaz arızası durumunda iş sürekliliği korunur. Arızalanan cihaz, yeni bir cihazla değiştirilebilir ve sistem çalışmaya devam eder. Bu esneklik, kasa kapatma ya da satış durdurma gibi riskleri azaltır.
3. VUK 507 uyumlu cihazlar, yalnızca belge üretmekle sınırlı kalmaz. Cihaz üzerinden sipariş alınabilmesi, özellikle yoğun saatlerde operasyonu hızlandırır ve manuel hataları azaltır.
4. Cihaz üzerindeki yazıcı sayesinde ek donanıma gerek kalmadan hesap basılabilir, bu da masaya servis veren işletmelerde süreçleri hızlandırır. 
5. Her tutar için resmi belge üretilebilmesi önemli bir avantajdır. Fatura kesme limiti altında ya da üstünde olmasına bakılmaksızın sistem belge üretimine uygundur. Ancak GİB tarafından belirlenen yıllık fatura kesme limiti aşıldığında, nihai tüketici faturası yerine müşteri bilgileri girilerek fatura kesilmesi gerekir. Bu yapı, mevzuata uygunluğu net kurallarla garanti altına alır.
6. Kağıt tüketimi ciddi şekilde azalır. Müşteri slibi ve işyeri slibi basımına alternatif olarak, slip bilgilerinin Bilgi Fişi üzerinde özetlenmesi sağlanır. Tek nüsha basım yaklaşımı sayesinde yazar kasalara kıyasla çok daha düşük kağıt tüketimi sağlanır. Bu durum hem maliyetleri düşürür hem de çevresel sürdürülebilirliğe katkı sunar.
7. Yazar kasalarla hibrit kullanım imkânı işletmelere esneklik kazandırır. Fatura kesme limiti altında kalan ve fatura talep etmeyen müşteriler için YNÖKC ile tahsilat yapılıp fiş üretilebilir. Limit üzerindeki ya da detaylı fatura isteyen müşteriler için ise VUK 507 cihazlar devreye alınabilir. Bu hibrit yapı, farklı müşteri beklentilerine tek operasyonla cevap verilmesini sağlar.
8. E-Adisyon süreçlerinde ilave belgelendirme programı lisanslarına ihtiyaç duyulmaz. E-Adisyonlar doğrudan GMU sistemi üzerinden oluşturulabilir. Bu da hem maliyet avantajı hem de daha sade bir sistem mimarisi anlamına gelir.
9. EKÜ ihtiyacının olmaması önemli bir maliyet avantajıdır. Elektronik Kayıt Ünitesi gibi ek donanımlar bulunmadığı için dönemsel EKÜ değişimi ya da yenileme masrafları oluşmaz. Tüm kayıtların online ortamda tutulması, bakım ve operasyon yükünü azaltır.

Operasyonel Verimlilik ve Hız Kazanımı

ÖKC kullanan işletmelerde, ödeme o yılın fatura düzenleme limitinin³ üzerindeyse ya da müşteri özellikle fatura istiyorsa, ÖKC üzerinden fatura düzenlenemediği için ayrıca bir sistemden fatura kesmek gerekir. Bu işlem genelde muhasebe programı veya entegratör portalı gibi ek bir adım anlamına gelir. VUK 507’de ise satış sonrası zaten e-Belge süreci sistemin içinde ilerlediği için ek bir kanal üzerinden tekrar fatura kesme ihtiyacı ortadan kalkar. Hız tarafında VUK 507’in avantajı genelde bu ek adımı kaldırmasından gelir. (Bu konuda en güncel bilgiyi www.gib.gov.tr sitesini ziyaret ederek alabilirsiniz.)

Hataların Önlenmesi ve Finansal Şeffaflık

VUK 507’de fatura, satış programındaki işlem bilgileri alınarak otomatik şekilde oluşturulur. Bu nedenle satış verisi ile fatura verisi aynı kaynaktan geldiği için süreç daha şeffaftır.

ÖKC üzerinden fiş basımıyla kıyaslandığında, sadece fiş basma adımına bakıldığında tek başına belirgin bir “hata önleme” farkı her zaman ortaya çıkmayabilir. Ancak ÖKC kullanılan yapıda fatura kesmek için çoğu zaman ayrıca başka bir sistemden işlem yapmak gerekir. Bu ek adım, veri tekrar girişi ve karışıklık riskini artırdığı için daha hataya açık bir yapı oluşturur.

VUK 507 Tebliği’ne Uyum Sağlamak İçin Hangi Adımlar İzlenmelidir?

VUK 507 sisteminden faydalanmak için öncelikle cihaz alınır ve İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden işletici kuruluş seçimi yapılır. Ardından VUK 507 ve satın alınan cihazla uyumlu bir özel entegratörden VUK 507 kontörü temin etmek, cihazın kurulum ve aktivasyon süreci için yeterlidir. İşletme aynı zamanda bankasıyla görüşerek cihazla uyumlu POS terminal başvurusunu da yapmalıdır. Cihazın hangi bankalarla uyumlu olduğunu öğrenmek için işletmelerin, cihazı temin eden firma ya da satış danışmanlarıyla görüşmesi önerilir.

Sıkça Sorulan Sorularla VUK 507 Tebliği

1. VUK 507 uyumlu POS nedir?
   Gelir İdaresi tarafından ilgili işletici kuruluşa verilen izne istinaden, ödeme alan ve belge üreten sistemlerdir.
2. Yeni nesil ÖKC zorunluluğu nedir?
   Bu çözümler GİB’e güvenli şekilde veri iletebilen bilgisayar tabanlı cihazlardır. İşletmeler eğer YNÖKC almak istemezlerse daha gelişmiş özelliklere sahip olan VUK 507 cihazları alabilirler. Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz kullanma zorunluluğu işletmelerin satışlarını belgelendirme ve bu belgeleri GİB’e iletmesi anlamına gelmektedir.

   Bir işletme açıldığında, satışların Gelir İdaresi Başkanlığı mevzuatına uygun şekilde belgelendirilmesi zorunludur. Bu yükümlülük, GİB tarafından belirlenen teknik ve fonksiyonel özelliklere sahip Yeni Nesil ÖKC’ler kullanılarak yerine getirilebilir. Yeni Nesil ÖKC’ler, satış belgelerini oluşturan ve bu verileri GİB’e güvenli şekilde iletebilen bilgisayar tabanlı cihazlardır.

   Alternatif olarak işletmeler, VUK 507 kapsamında çalışan Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini de tercih edebilir. Dolayısıyla işletmeler, faaliyet yapılarına ve ihtiyaçlarına göre Yeni Nesil ÖKC, VUK 507 uyumlu çözümler veya her iki yapıyı birlikte kullanmayı seçebilir.

3. GMU 507 tebliğine uygundur ne demek?
   “GMU 507 Tebliği’ne uygundur” ifadesi, bir sistemin veya cihazın Vergi Usul Kanunu 507 No’lu Tebliği kapsamında tanımlanan Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi kurallarına uygun şekilde çalıştığını ifade eder. Bu, satış ve tahsilat işlemlerinin güvenli biçimde yapılabildiği, satışa ilişkin mali belgelerin elektronik ortamda mevzuata uygun olarak oluşturulup iletilebildiği ve kayıtların yetkilendirilmiş altyapılar üzerinden saklandığı anlamına gelir.
4. 507 madde nedir?
   Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Sıra No: 507 anlamına gelmektedir.Sonuç olarak işletmelerin VUK 507 geçiş zorunluluğu yoktur, satış yapabilmek için yazar kasa (ÖKC) kullanmaları gerekir. Bu ihtiyacı ya klasik ÖKC ile ya da VUK 507’ye uyumlu yeni nesil çözümlerle karşılayabilir. VUK 507 tek başına her işletme için “zorunlu” değildir, işletmeler için zorunlu olan satışlarını mevzuata uygun şekilde belgelendirmeleridir. Bu yüzden işletmenize uygun olan seçeneği seçebilirsiniz.

¹ VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 483)
² https://bilgibankasi.simprasuite.com.tr/doc/vergi-odeme-sistemi/
³ Güncel tutar bilgisi için GİB’in resmî web sitesini, ilgili VUK tebliğlerini veya Resmî Gazete duyurularını takip edebilirsiniz.

Bulut tabanlı Restoran Otomasyonu Simpra ile tanışın.
(İşletmenizi Büyütüp, Kârınızı Artırmak İçin Tıklayın!)