Eğer bir konaklama işletmesi sahibiyseniz, bu yazı kesinlikle ilginizi çekecek bilgilere odaklanacak. Eminiz ki, birçok otelcinin aklında beliren sorulardan biri, ek hizmet alanlarını (restoran, café, bar, club, plaj, SPA vb.) otel yönetim sistemine nasıl bağlayacağı ve bu alanlarda gerçekleşen işlemleri ne kadar kolay takip edeceğidir. Bu, aslında başta çok önemli gibi gözükmese de, operasyonel sürecinizi çok ciddi derecede etkileyecek bir konu.
Çok iyi çalışan ve operasyonel ihtiyaçlarınızı karşılayan bir otel yönetim sistemi kullanıyor olabilirsiniz. Peki, kullandığınız PMS gerçekten ek hizmet alanlarınız ile tam entegre çalışıyor mu? Yukarıda da değindiğimiz gibi, yönetim sistemlerinin tam entegre ve eş zamanlı çalışması artık bir lüks değil, tam aksine, bir zorunluluk haline geldi. Sürekli gelişen teknoloji çağı ile birlikte, otomatik ve özellikle bulut altyapılı teknolojik çözümlerden kaçınmak artık mümkün değil. Misafirleriniz, kişiselleştirilmiş hizmetler ve dolayısıyla, deneyimi ön planda tutan hizmetler arıyor. Bu hizmetleri misafirlerinize verebilmeniz için, öncelikle onları tanımalı ve tüketim alışkanlıklarını, tercihlerini ve profillerini biliyor olmanız gerekir.
Restoran yönetimim için nelere dikkat etmeliyim?
Restoran yönetimi çok geniş bir alan olsa da, akla ilk gelen konu, POS sistemi ile başlayalım. POS sisteminden beklemeniz gereken belli başlı, temel ama bir o kadar da önemli özellikler var. Öncelikle, herhangi bir yönetim sisteminden ilk beklentiniz, iş yükünü azaltması, diğer sistemlerle ve modüllerle sorunsuz çalışması olacaktır. Otel sektöründen bahsedecek olursak, POS sisteminin size katabileceği en büyük özellik, PMS’iniz ile çift yönlü entegrasyon sağlaması olacaktır. Misafir verilerinden bahsederken de belirttiğimiz gibi, misafirlerinizin minibar kullanımı bile onlar hakkında size birçok fikir verebilir. Otelinizin cafésindeki veya restoranındaki tüketimleri gözlemleyebilmeniz, hangi misafirin neyi tükettiğini, ne kadar tükettiğini ve ne kadar harcama yaptığını bilmeniz gerekir. Bunları POS sistemi kaydediyor olabilir ama bu veriler PMS’e aktarılıyor ve belirli bir misafir profili oluşturuluyor mu?
Restoran yönetimi için dikkat etmeniz gereken diğer konulara gelecek olursak, POS sisteminize entegre modüllerin PMS üzerinde yönetilebilmesi. Örneğin, stok ve maliyeti POS sistemi üzerinde yönetirken, işlemlerinizi PMS üzerinde görüntüleyebiliyor musunuz? Restoran sadakat programınız ve otel yönetim sisteminizdeki misafir profillerine bağlı sadakat programları entegre veri aktarımı sağlayabiliyor mu? Plaj operasyonlarınızdaki harcamalar dahil olmak üzere, yiyecek içecek alanlarındaki tüm harcamaların raporlarını, istediğiniz anda cep telefonunuzdan takip edebiliyor musunuz?
5 yıl önceye bakacak olsaydık, belki de yukarıda geçen soruların cevabı, “Bu kadarına da gerek var mı?” olacaktı. Fakat şimdi, bu özelliklerin hepsi küçük büyük fark etmeksizin bütün konaklama işletmeleri için zorunluluk haline geldi. Teknoloji elinizin altında. Emin olun, ne kadar büyük bir kolaylık olacağını kullanmaya başladığınız an itibariyle fark edeceksiniz.
Otel yönetim sistemimi neye göre seçmeliyim?
Küçük veya büyük fark etmeksizin, her konaklama işletmesinin kemiği denilebilecek nitelikteki sistem, otel yönetim sistemidir. İşletmenizin bütün alanlarını en efektif şekilde kontrol edebilmek ve yönetebilmek için otel yönetim sisteminizi seçerken dikkatli olmanızda fayda var. Peki en çok dikkat etmeniz gereken özellikler hangileri?
Kesintisiz Destek
Kulağa çok temel ve basit bir kriter gibi gelse de, gerçekten en çok önem vermeniz gereken kriter. PMS sisteminizi sağlayan firmaya ve destek ekibine 7×24 ulaşabiliyor olmanız hayati önem arz ediyor diyebiliriz. Özellikle büyük bir işletme sahibiyseniz, misafirleriniz “Şuan sistem çalışmıyor.” cümlesiyle yetinmeyeceklerdir. Geçiş sistemlerinden tutun, ödeme ve ek hizmet alanlarına, check-in işlemlerinden oda içi teknolojiye kadar bütün operasyonlarınızı kapsayan PMS’in 5 dakika bile çalışmaması size olumsuz sonuçlar getirebilir. Bu nedenle, 7×24 kesintisiz destek alabileceğiniz bir firmayı tercih etmenizi tavsiye ederiz.
Kolay Arayüz
Çok önemli gibi gözükmeyen ama bir o kadar da önemli olan başka bir kriter daha. Personeller kullanmayı zor öğrendikleri için otel yönetim sistemini değiştiren kaç işletme sahibi olduğunu hiç düşündünüz mü? Meraklandırmadan söyleyelim; yüzlerce. Sistemin etkili bir şekilde her alanda kullanılabilmesi için bütün çalışanların kolaylıkla öğrenebileceği bir arayüz tercih ettiğinize emin olmalısınız.
Çevik Yapı
Çevik yapı ne demek? Çevik yapı; kullanımı kolay, işlemlerin tamamen otomatikleştiği ve bu sayede, kullanıcı deneyimi yükselirken iş veriminin artması demektir. Örneğin;
Otelin kaç odasının dolu, kaç odasının boş olduğunu anlık olarak görüntüleyebilmek,
Odaların temizlik durumunu görüntüleyerek misafirlere daha hızlı ve iyi hizmet sunabilmek,
Odaların durumuyla ilgili bütün süreçleri tek ekrandan görüntüleyebilmek,
Konaklayacak tüm misafirlerin detaylı bilgilerini sisteme girebilir, müşteri profilleri oluşturabilmek.
Gelişmiş Entegrasyonlar
Yukarıda restoran otomasyonu otel yönetim sistemi bağlantısından bahsetmiştik. Entegrasyonlar başlığı altında, öne çıkarabileceğimiz ilk entegrasyon POS sistemi. POS sistemi denilince akla ilk gelen, otelinizin restoranı olsa da, daha geniş ölçekli düşünmekte fayda var. POS sistemi kullanım alanları içerisinde yer alacak bazı otel alanları;
Restoran
Café
Plaj
Club
Bar
Mağaza
Eczane
Fırın
POS sistemi entegrasyonu haricinde, sahip olmanız gereken diğer entegrasyonlardan bazıları ise,
Kanal Yöneticisi
Merkez Bankası
Jandarma
Online Rezervasyon Motoru
Polis
Merkezi Veri Yönetim Sistemi
Gelir Yönetimi Sistemi
Metasearch
Google Hotel Ads
E-Tahsilat Sistemi
